Dans un environnement économique de plus en plus instable, et dans un contexte mondial marqué par le devoir d’agilité, de flexibilité, de réactivité et de compétitivité ; toute entreprise se doit de disposer des éléments de prise de décision nécessaires à une gouvernance efficace et rationnelle.
En revanche, cette ambition au cœur de la volonté de tout décideur n’est pas facilement atteignable, et peut pour certains paraître un vrai casse-tête ! Même si certaines entreprises se donnent les moyens d’apporter des aspects de digitalisation dans la gestion de leurs activités afin d’atteindre cet objectif, le résultat peut s’avérer un véritable fiasco :
- Une logique opérationnelle totalement déconnectée des processus tels que mise à disposition dans le système d’information,
- Des écarts de procédures générés sur un plan opérationnel, ne pouvant être détectés qu’une fois la donnée intégrée au niveau du SI et pouvant créer des litiges avec les partenaires (Clients, fournisseurs, transporteurs, etc.),
- Une redondance dans les tâches de saisie impliquant un travail supplémentaire pour les opérationnels (suivi papier en plus des exigences de saisie sur le système),
- Des ressources humaines supplémentaires pour absorber la charge nécessaire à la saisie des données sur le système d’information et la coordination entre le travail manuel effectué sur le terrain et celui réalisé au niveau du SI.
- Des prises de décision non fiables à cause des retards de saisie informatique en temps réel (Coût de revient industriel, situation client/fournisseur, état de stock, etc.),
- Des risques de perte de stock dus au non-respect du FIFO/FEFO impliquant une péremption de stock ; une non maîtrise du stock en temps réel donnant lieu à des risques de vol, de non satisfaction client, de surstock ; une invisibilité sur les échéanciers et les seuils pouvant donner lieu à un arrêt de livraison fournisseur, ou à un risque de dépassement client, etc.
La question qui se pose est la suivante : « Quels types de solutions nécessaires pour une VRAIE gestion et visibilité en temps réel ? »
La visibilité de bout en bout sur l’ensemble des activités est un défi considérable pour les entreprises ayant un mode opératoire classique, et il est quasiment impossible de le relever par une approche manuelle, le seul moyen de relever ce défi est de faire appel à la digitalisation et aux solutions logicielles adaptées en fonction du besoin et des spécificités métiers de l’entreprise.
Pour ce qui est les aspects opérationnels de gestion, il est impératif pour une entreprise souhaitant disposer de l’information en temps réel de définir d’abord ses workflows (flux de travail) tels qu’ils existent sur le terrain en apportant une valeur ajoutée logicielle au niveau des postes de travail et ainsi permettre un pilotage global des processus métiers : accès aux informations nécessaires à la réalisation des tâches, disposer de fonctions intuitives et guidées, centraliser les règles de gestion, etc.
En plus de cela, la nature de certaines fonctions au sein de l’entreprise nécessite une mise à disposition d’outils mobiles permettant la réactivité et la collaboration continue même lors des déplacements.
Pour conclure, la digitalisation ne signifie pas uniquement le fait de disposer d’une base de données et d’un historique, mais surtout de se doter d’outils d’analyse et de prise de décision permettant ainsi aux responsables de prendre les bonnes décisions au bon moment ! Des systèmes de notification sont souvent mis à disposition pour alerter et donc anticiper certains problèmes pouvant générer des coûts inutiles et importants pour l’entreprise.
Investir dans une solution n’est pas juste une histoire de coût direct d’acquisition, mais plutôt un projet de transformation globale de la manière de gérer et de collaborer au sein de l’entreprise.
Ce type d’investissement doit intégrer une logique impact et ROI sur la démarche d’achat. Si vous ne disposez pas de personnel interne qualifié pour mener à bien ces projets, faites-vous accompagner par les professionnels pour assurer une digitalisation fluide, sûre et efficace.